Оригинальный материал: SaaS spending out of control? Here’s how to reclaim your budget

Расходы на SaaS-сервисы сложно отслеживать и бюджет выходит из-под контроля? Ниже о том, как вернуть контроль за расходами.

Быстрый рост SaaS-сервисов дал компаниям гибкость и скорость, но вместе с этим –  и новые сложности. Во многих компаниях рост числа SaaS-сервисов связан с тем, что бизнес-команды самостоятельно внедряют нужные им инструменты, и ИТ-отделу всё сложнее поддерживать полную прозрачность. В результате появляются дублирующиеся подписки, «теневые» сервисы и растущие счета, за которые никто не несёт ответственности.

Потеря прозрачности: главный вызов SaaS-эпохи

Когда SaaS-портфель не контролируется централизованно, расходы быстро выходят из-под контроля.

• оплачиваются неиспользуемые лицензии и дублирующиеся сервисы;
• бюджеты сложно прогнозировать;
• теряется контроль над безопасностью и соответствием требованиям;
• активируются автопродления, о которых никто не знает.

Так компании теряют не только деньги, но и управляемость – SaaS превращается из инструмента эффективности в источник финансовых и операционных рисков.

Почему старые подходы не работают

Пока SaaS-приложений было немного, ими можно было управлять вручную – через Excel или локальные таблицы. Но сегодня средняя организация использует десятки, а иногда сотни облачных решений. Таблицы быстро устаревают, данные теряются, и IT, финансовые и закупочные команды не видят общей картины.

Централизация и автоматизация: путь к контролю

Чтобы вернуть прозрачность, компании должны объединить данные обо всех подписках и автоматизировать процессы их учёта. Современные решения, такие как Flexera One или Snow, позволяют видеть весь SaaS-портфель – от офисных и коммуникационных инструментов (Microsoft 365, Zoom, Slack, Google Workspace) до специализированных корпоративных сервисов (Salesforce, SAP Concur, ServiceNow, Adobe Creative Cloud). Системы отслеживают активность пользователей, выявляют неиспользуемые лицензии и предотвращают перерасход, обеспечивая единый контроль над SaaS-и облачными приложениями.

Что компании могут сделать уже сейчас

Управление SaaS-сервисами и обеспечение функционирования процедур FinOps - непростое дело, но каждой крупной организации придётся пройти этот путь. Вот несколько вещей, которые вы можете начать делать уже сегодня:

1. Провести аудит всех используемых SaaS-приложений и удалить неактуальные.
2. Сравнить действующие подписки между отделами и объединить дубли.
3. Настроить автоматический контроль продлений и уведомления о сроках.
4. Внедрить решения для мониторинга использования и выявления «неактивных» лицензий.
5. Обучить сотрудников пользоваться утверждёнными сервисами через ITSM-портал.
   

Контроль SaaS-портфеля – не разовый проект, а постоянный процесс. Чем раньше компания начнёт наводить порядок в подписках, тем быстрее она сможет вернуть прозрачность и сократить затраты. Это не вопрос технологий, а вопрос зрелости процессов и культуры управления. 

В Synta мы помогаем компаниям в СНГ (Казахстан, Азербайджан, Грузия, Армения, УЗбекистан) структурировать работу с SaaS-подписками: от аудита и оптимизации затрат до внедрения автоматизированных решений. Наши специалисты поделятся практическими примерами и рекомендациями уже на предстоящем вебинаре по управлению SaaS и снижению расходов с Flexera One регистрация на который уже открыта на сайте.

‍

‍

‍