Для иллюстрации применения описанной методологии рассмотрим пример внедрения системы управления программными активами (Software Asset Management/SAM) в финансовой организации.

В качестве примера рассмотрим средний коммерческий банк, работающий на национальном рынке и имеющий распределенную ИТ-инфраструктуру. На момент начала инициативы инфраструктура организации включала около 6000 рабочих станций и 2500 серверов, обеспечивающих работу ключевых банковских сервисов.

ИТ-ландшафт банка включал широкий спектр программного обеспечения, среди которого ключевыми производителями являлись: Microsoft (Windows Server, SQL Server, System Center, Microsoft Office, Microsoft 365), Oracle (Database, Real Application Clusters (RAC), WebLogic Server, Fusion Middleware, Java SE), IBM (WebSphere Application Server, DB2, MQ, Cognos Analytics), SAP, VMware, Red Hat, HPE, Citrix, Adobe (Acrobat Pro, Acrobat Reader, Creative Cloud), Commvault, SAS, F5 Networks и Fortinet. Значительная часть этих продуктов использовалась для поддержки критически важных банковских систем, включая системы дистанционного банковского обслуживания, обработку транзакций, аналитические платформы и системы управления данными.

В рамках ИТ-ландшафта также использовались несколько корпоративных систем управления, включая:

• ITSM-платформу Jira Service Management для управления инцидентами, изменениями и сервисными запросами;
• SAP ERP для финансового учета и управления закупками;
• Active Directory для управления учетными записями пользователей;
• Систему виртуализации VMware vSphere;
• Модуль Jira Insight, используемый в качестве CMDB для учета инфраструктуры и ИТ-активов.

До начала инициативы по внедрению SAM данные о программных лицензиях и ИТ-активах хранились в различных источниках, включая Excel таблицы, а также частично в системе Jira Insight, которая использовалась для базового учета оборудования.

Отсутствие единой системы управления активами приводило к фрагментированности данных, сложностям в определении фактической лицензионной позиции и повышенным рискам несоответствия лицензионным требованиям производителей программного обеспечения.

В результате организация сталкивалась с:

• Повышенными рисками лицензионного несоответствия: например, по итогам аудитов со стороны Microsoft и Oracle были выявлены несоответствия в использовании серверных лицензий и отдельных опций Oracle Database, что привело к дополнительным платежам и урегулированию лицензионных требований на сумму около 280 000 долларов.
• Сложностями при подготовке к вендорским аудитам, поскольку данные об ИТ-активах и лицензиях находились в разных источниках и требовали значительных ручных проверок.
• Неэффективным использованием приобретенных лицензий: анализ показал, что около 15-20% лицензий Microsoft Office и Adobe Acrobat не имели фактического использования, что приводило к ежегодным избыточным расходам на подписки в размере 150 000-180 000 долларов.
• Отсутствием централизованного контроля над инфраструктурой и установленным программным обеспечением.

Для решения этих задач руководство банка приняло решение о внедрении комплексной SAM системы, реализуемой в рамках системы управления ИТ-активами.

Документы и политики SAM

В рамках внедрения SAM системы был разработан набор корпоративных документов, регулирующих управление программными активами. В частности, были утверждены:

• Политика управления программными активами;
• Регламент управления ИТ-активами;
• Порядок закупки программного обеспечения;
• Процедура учета и управления лицензиями;
• Процедура установки и развертывания программного обеспечения;
• Процедура вывода программного обеспечения из эксплуатации;
• Регламент взаимодействия с поставщиками программного обеспечения и проведения лицензионных аудитов;
• Регламент отчетности по программным активам.

Эти документы сформировали основу корпоративной системы управления программными активами и обеспечили формализацию процессов, связанных с жизненным циклом программного обеспечения.

Определение области управления и организационной модели

На первом этапе была проведена серия рабочих сессий с ключевыми участниками процесса, включая представителей ИТ-подразделений, финансового блока, отдела закупок и юридической функции.

В рамках этих мероприятий были определены:

• Область применения SAM системы;
• Перечень программных производителей, входящих в приоритетную зону управления;
• Организационная структура ответственности;
• Источники данных о программных активах и лицензиях.

В качестве приоритетных производителей были определены: Microsoft; Oracle; IBM; SAP; Vmware. Эти вендоры формировали более 80% затрат на программное обеспечение, а также представляли наибольшие лицензионные риски.

Для управления программными активами была сформирована специализированная команда:

Организационная модель SAM:

• CIO / Head of IT – отвечает за стратегию управления программными активами и утверждение политики SAM.
• SAM менеджер – отвечает за управление SAM системы, развитие процессов и взаимодействие с ключевыми вендорами.
• SAM аналитики (3 специалиста) – выполняют анализ лицензий, расчет лицензионной позиции и подготовку отчетности.
• ITAM менеджер – отвечает за учет оборудования и инфраструктуры.
• Специалист по закупкам – обеспечивает контроль закупок программного обеспечения.
• Менеджер ИТ сервисов – обеспечивает интеграцию SAM процессов в ITSM процессы.

Общая команда управления активами составляла 6 человек, взаимодействующих с финансовым департаментом, юридической службой и владельцами бизнес-сервисов.

Получение видимости инфраструктуры

Следующим этапом стало внедрение специализированного SAM инструмента Flexera One. Платформа обеспечила консолидацию данных из различных источников, использование библиотеки распознавания программного обеспечения Technopedia, а также формирование единого источника достоверной информации об ИТ-активах и лицензиях.

Инструмент позволил автоматизировать:

• Сбор информации об инфраструктуре (серверы, рабочие станции и виртуальные машины);
• Сбор инвентаризационных данных о программном обеспечении;
• Нормализацию и распознавание приложений;
• Сопоставление установок программного обеспечения с лицензиями;
• Расчет лицензионного баланса;
• Выявление потенциальных лицензионных рисков и возможностей оптимизации.

Инструмент был также интегрирован с несколькими корпоративными системами:

• Active Directory – для синхронизации пользователей и организационной структуры;
• VMware vSphere – для получения информации о виртуальной инфраструктуре, хостах и виртуальных машинах;
• Jira Service Management – для интеграции с ITSM процессами;
• SAP ERP – для загрузки информации о закупках, лицензиях и контрактах;
• Jira Insights – для синхронизации данных о конфигурациях и статусах жизненного цикла активов.

Формирование процессов управления и интеграция

После получения достоверных данных были формализованы ключевые процессы SAM, включая управление жизненным циклом ПО и оборудования, контроль закупок, управление соответствием и подготовку к аудитам.

SAM-процессы были интегрированы в существующие ИТ и бизнес-процессы организации:

• Процессы закупок программного обеспечения;
• Управление изменениями в инфраструктуре;
• Управление ИТ-активами;
• Финансовое планирование и бюджетирование.

Это позволило связать данные о программном обеспечении и инфраструктуре с финансовыми и управленческими решениями.

Измерение эффективности SAM

Для оценки эффективности системы были внедрены ключевые показатели эффективности (KPI):

• Уровень покрытия инфраструктуры системой инвентаризации;
• Полнота и актуальность данных об установках программного обеспечения;
• Количество выявленных лицензионных несоответствий;
• Объем экономии от оптимизации лицензий.

Результаты внедрения

В течение первого года после внедрения SAM системы организация достигла следующих результатов:

1. Оптимизация лицензий Microsoft

• Проведен анализ распределения и использования лицензий Microsoft Office.
• Около 700 лицензий были перераспределены между подразделениями.
• Проведена рационализация используемых редакций и планов.
• Экономия на закупке новых лицензий составила около 180 000 долларов.

2. Оптимизация серверных лицензий

• Проведён пересмотр лицензирования Windows Server, System Center и SQL Server с учётом фактической архитектуры.
• Применены возможности лицензирования на уровне хостов и оптимизации покрытия виртуальной среды.
• В результате потребность в новых лицензиях сократилась примерно на 15%.
• Экономия составила около 250 000 долларов.

3. Сокращение рисков аудитов

• Выявлены и устранены потенциальные несоответствия Oracle Database (отключены неиспользуемые опции).
• Проведён анализ архитектуры виртуализации для корректного определения лицензионных границ.
• Часть систем переведена с Oracle Java на альтернативные бесплатные дистрибутивы.
• Экономия предотвращенных аудиторских рисков составила около 300 000 долларов.

4. Оптимизация ПО других производителей

• Удалено более 150 неиспользуемых приложений.
• Сокращены расходы на поддержку и обновления.
• Экономия составила около 60 000 долларов.

Общий экономический эффект за первый год составил около 790 000 долларов.

Заключение

По мере развития системы практика управления программными активами стала устойчивой и регулярной частью деятельности организации. Поддержка со стороны руководства и развитие компетенций команды закрепили SAM как постоянную практику управления ИТ-средой.

Данный пример демонстрирует, что эффективное управление программными активами требует сочетания методологии, процессов, инструментов и организационной ответственности. Именно комплексный подход позволяет организациям обеспечить прозрачность использования ПО, снизить риски и повысить эффективность.

Именно такой подход Synta помогает компаниям внедрять и развивать процессы управления программными активами.